Wat met de jaarlijkse AV van een coöperatie in corona tijden?

Elke coöperatie dient jaarlijks een algemene vergadering te houden. De vergadering keurt de jaarrekening goed, geeft kwijting aan haar bestuurders en ontslaat en kiest eventueel haar bestuurders. In de meeste gevallen ligt de datum van de vergadering vast.
Maar we zitten formeel met een samenscholingsverbod. Hoe moet dat dan?
Minister Geens, bevoegd voor deze materie, legde een eerste pakket aan volmachtbesluiten voor aan de Regering die tijdelijk een aantal versoepelingen en opties invoeren die de rechtspersonen de nodige flexibiliteit geven, zonder de rechten van de aandeelhouders uit het oog te verliezen. Een samenvatting en nuttige links voor de organisatie van de algemene vergadering vind je hieronder.

Samengevat komt het hier op neer:

Valt uw algemene vergadering binnen de periode van samenscholingsverbod (tot 19 april)?
Dan hebt u 3 mogelijkheden:

• U mag de algemene vergadering uitstellen tot max. 10 weken na de uiterste datum (meestal 30 juni) Dat betekent in de meeste gevalle uitstel tot 5 september.
• U mag de algemene vergadering schriftelijk houden (unanimiteit van alle aandeelhouders verplicht)
• U mag de algemene vergadering (ook al is dat in uw statuten niet voorzien) digitaal organiseren.

Opgelet: Uitstel van de algemene vergadering is niet mogelijk bij toepassing van de alarmbelprocedure bij negatief of dreigend negatief netto-actief, of ingeval van bijeenroeping op verzoek van 10% van de aandeelhouders of van de commissaris.
In dat geval valt men terug op de opties schriftelijk of digitaal vergaderen.
Het volledige persbericht:
https://www.koengeens.be/news/2020/03/29/eerste-pakket-volmachtsbesluiten-justitie

En nu we toch over de algemene vergadering praten:

Vergeet niet dat de wijze van stemmen tellen is gewijzigd.
Voortaan wordt er met onthoudingen geen rekening meer gehouden; noch in de teller, noch in de noemer.
Een duidelijk voorbeeld:
Stel dat 100 aandeelhouders deelnemen aan de stemming:
70 aandeelhouders onthouden zich
20 aandeelhouders stemmen voor
10 aandeelhouders stemmen tegen
Het agendapunt is goedgekeurd met 20 stemmen voor en 10 stemmen tegen (2/3de is voor).

Dividenduitkering aanslagjaar 2020 – erkende coöperatieve vennootschappen: op het e-forum van Febecoop worden de regels voor (erkende) coöperatieve vennootschappen op een rijtje gezet (klik hier).

Heb je meer vragen over de organisatie van je algemene vergadering?

Je vindt uitgebreide informatie en je kan beroep doen op de expertise van een aantal dienstverleners die deel uitmaken van ons Coopkracht-netwerk:

Coopfabrik: helpt je met de formele regels in het kader van de economische steunmaatregelen maar kan je ook ondersteunen bij de digitale organisatie van de algemene vergadering. Coopfabrik beschikt over een abonnement voor digitale vergaderingen (inclusief een stemprocedure). Moet het wat grootser en professioneler: dan beschikken zij over een raamakkoord met Storycatchers bvba die een korting van 25% toestaan voor klanten van Coopfabrik én voor leden van Coopkracht.

Febecoop: lanceerde een e-inforoom (link: https://febecoop.be/home/e-inforoom-covid-19/ )  waar je informatie vindt over een aangepast HR-beleid, governance, juridische informatie, informatie over federale en Vlaamse steunmaatregelen. Je vindt er up-to-date informatie en wekelijks twee à drie keer nieuwe content.

Cera: brengt up-to-date informatie op de website( https://www.cera.coop/nl/Cooperaties) en via de nieuwsbrief en geeft advies op maat.