Je kan in principe veel meer vastleggen in de statuten, maar de meeste coöperaties doen dat niet om praktische en financiële redenen.
Statuten kunnen immers niet zomaar gewijzigd worden. Het is de Algemene Vergadering die de statutenwijziging moet goedkeuren, vaak zijn daar speciale meerderheden voor nodig, de wijzigingen moeten notarieel geakteerd worden én ze moeten in het Belgisch Staatsblad gepubliceerd worden. Heel veel rompslomp dus. Daarom worden een aantal afspraken in bijkomende documenten opgenomen. De drie belangrijkste zijn het arbeidsreglement, het huishoudelijk reglement en het bestuurders/vennoten-protocol.
Het arbeidsreglement
Elke vennootschap moet haar arbeiders of bedienden een arbeidsreglement overhandigen. Hierin staan alle afspraken i.v.m. werktijd, vakantie, afwezigheden, e.d. Die afspraken moeten rekening houden met de cao waaronder de arbeider of bediende valt. De wetgever verplicht de vennootschappen ook om specifieke regelingen te treffen i.v.m. seksueel ongewenst gedrag, het gebruik van alcohol en drugs, het gebruik van internet en e-mail, enzovoort. Al die afspraken hebben enkel met werknemers te maken en gelden dus niet voor vennoot-coöperanten met een zelfstandigenstatuut.
Het huishoudelijk reglement
In het huishoudelijk reglement staan de afspraken tussen de werkgever en de werknemers die niet in het arbeidsreglement of door de wetgever vastgelegd zijn. In de meeste coöperaties zijn ze ook van toepassing op vennoten, (gedelegeerd) bestuurders en zelfs freelance-medewerkers. Het gaat hier in de eerste plaats om praktische zaken zoals orde en netheid en heel aardse regels als 'de laatste doet het licht uit en doet de deur op slot'. Het reglement kan meer bevatten, zoals een gedrags- of kledingcode.
Uiteraard kan het huishoudelijk reglement niet in strijd zijn met de wetgeving, de statuten en het arbeidsreglement.
Het bestuurders/vennoten-protocol
In dit protocol worden allerlei afspraken vastgelegd tussen vennoten en bestuurders onderling. Omdat elke coöperatie anders is geven we hieronder twee voorbeelden van hoe zo'n protocol kan ontstaan.
Voorbeeld 1: afspraken voor 'financiële' en 'werkende' vennoten
Bij sommige coöperaties zijn er vennoten die in de coöperatie werken ('werkende vennoten') en vennoten die enkel een financiële inbreng hebben gedaan ('financiële vennoten'). Ter inspiratie vind je hieronder voor elk van de twee groepen voorbeelden van wat in een protocol kan worden opgenomen.
Financiële vennoten
Aangezien zij op de Algemene Vergadering zicht krijgen op de financiële toestand van de vennootschap, kan hen gevraagd worden hierover discreet te zijn. Een ander voorbeeld is het verbod op doorgeven van vertrouwelijke informatie aan anderen, zoals concurrenten.
Werkende vennoten
Die hebben in de meeste gevallen het statuut van zelfstandige en hebben dus geen arbeidscontract met de vennootschap. Zo'n protocol kan dit (min of meer) vervangen. Daarin kunnen zaken geregeld worden als verloning, vakantie, ziekte, familiaal verlof, verzekeringen, pensioenopbouw, enzovoort.
In het protocol kan ook een gedragscode opgenomen worden. Zo is het evident dat in een coöperatie zoveel mogelijk in overleg wordt beslist en dus dat 'cavalier seul' spelen afgekeurd wordt. Vaak maakt een niet-concurrentiebeding deel uit van zo'n protocol.
Tot slot is een protocol een goed middel om de waarden van de coöperatie te expliciteren. Wanneer de vennootschap staat voor bijvoorbeeld duurzaam ondernemen, voor mens- en milieuvriendelijkheid en/of voor (behoud van) tewerkstelling, dan moet de werkende vennoot zich daaraan houden.
Voorbeeld 2: externe bestuurders
Wanneer een coöperatie beslist om externe bestuurders aan te trekken, moeten wie weten waar ze zich aan moeten houden. Zo kan in een protocol opgenomen worden dat alle informatie vertrouwelijk is en dat zij moeten melden wanneer er sprake is van belangenvermenging.
